Beschwerdeverfahren und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Am 25. Juni 2021 wurde das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) im Parlament verabschiedet. Teil des Gesetzes ist eine spezifische Anforderung an Beschwerdeverfahren innerhalb der Lieferkette. In diesem Artikel erörtern wir die Bedeutung von Beschwerdemechanismen im Zusammenhang mit dem neuen Gesetz und die Aspekte eines wirksamen Mechanismus, der den Vorschriften entspricht.

Was ist das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz?

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ist das dritte Gesetz über die Lieferkette, das in der EU verabschiedet wurde. Seine Zeitgenossen sind das Gesetz über die Sorgfaltspflicht(Loi de Vigilance) in Frankreich und die Richtlinie über die Sorgfaltspflicht der Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit (CSDD) der Europäischen Kommission. Das Gesetz über die Vigilanzpflicht ist seit dem 28. März 2017 in Kraft. Die CSDD wird im Jahr 2025 oder später in Kraft treten.

Das deutsche Gesetz, das am 1. Januar 2023 in Kraft tritt, verpflichtet Unternehmen, die in den Geltungsbereich des Gesetzes fallen, Maßnahmen zu ergreifen, um Menschenrechts- und Umweltrisiken innerhalb ihrer Lieferketten zu erkennen und zu mindern.

Ziel dieses Lieferkettensorgfaltsgesetzes (LkSG) ist es, durch die Vorgabe von Sozial- und Umweltstandards in der Lieferkette die Nachfrager zu schützen:

• Arbeitnehmerrechte, wie sie von der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) festgelegt wurden. Dazu gehören Vereinigungsfreiheit, Chancengleichheit und Antidiskriminierung sowie Nulltoleranz gegenüber Kinder- und Zwangsarbeit,
• Menschenrechte einschließlich Sicherheit, Freiheit, Schutz und Zugang zu den Grundbedürfnissen,
• Der Zustand der Umwelt, einschließlich Vorschriften über Quecksilber, persistente organische Schadstoffe und gefährliche Abfälle,
• Das Klima vor dem Klimawandel,

Das LkSG ist von seiner Konzeption her präventiv - der Schwerpunkt liegt auf dem Nachweis von Sorgfaltspflichtsystemen, -praktiken und -verfahren. Eine dieser verfahrenstechnischen Anforderungen ist die Einrichtung eines öffentlichen Beschwerdeverfahrens zur Meldung von Verstößen, dessen Verfahren öffentlich zugänglich gemacht werden müssen.

Die gleiche Anforderung findet sich in den französischen Gesetzen und den Gesetzen der EU. Das Gesetz über die Wachsamkeitspflicht sieht "einen Warnmechanismus vor, der Meldungen über bestehende oder tatsächliche Risiken sammelt und in Zusammenarbeit mit den Vertretern der Gewerkschaftsorganisationen des betreffenden Unternehmens entwickelt wird".

Die vorgeschlagene CSDD sieht die Verpflichtung vor, "die Einreichung von Beschwerden an das Unternehmen zu ermöglichen, wenn berechtigte Bedenken hinsichtlich potenzieller oder tatsächlicher negativer Auswirkungen, auch in der Wertschöpfungskette des Unternehmens, bestehen". Dies sind alles Variationen derselben Bestimmung, nämlich der Einrichtung eines Beschwerdeverfahren.

Was sind Beschwerdeverfahren?

Beschwerdeverfahren sind Kanäle, über die Probleme sicher und anonym angesprochen werden können, wobei der Schutz vor jeder Form von Vergeltung gewährleistet ist. Sie sind eine übliche Vorschrift für Corporate-Governance-Systeme und ein Schlüsselindikator für starke Governance-Institutionen in einem Unternehmen.

Sie werden auch als Whistleblowing-Kanäle bezeichnet, die dazu dienen, bei Verstößen gegen Ethik und Integrität Alarm zu schlagen. Due-Diligence-Prozesse, Beschwerdemechanismen, Beschwerdekanäle... wie auch immer man sie nennen mag, sie erleichtern die Aufdeckung von Verstößen, die andernfalls möglicherweise nicht gemeldet würden.

Beschwerdeverfahren gibt es in verschiedenen Formen. Am gebräuchlichsten ist eine Telefon-Hotline oder eine E-Mail-Adresse, die frei zugänglich ist und der Öffentlichkeit bekannt ist. Es gibt auch spezielle Cloud-Lösungen, die einen digitalen Fernzugriff in einer verschlüsselten Umgebung ermöglichen, komplett mit plattforminternen Kommunikationskanälen und Analysen.

Ein angemessenes und vollständiges Beschwerdeverfahren sollte Folgendes umfassen:

• Die Zuständigkeit für Beschwerdeverfahren liegt bei einer unparteiischen Stelle innerhalb des Unternehmens. Da Verstöße auf die Person zurückzuführen sind, die den Verstoß begangen hat, liegt die Verantwortung häufig bei der Personalabteilung. Alternativ kann die Verantwortung auch bei einem externen Berater liegen, wobei die Eskalationslinien zurück zum Unternehmen führen.
• einen Kommunikationsplan, um die Verfügbarkeit des Beschwerdemechanismus bei den Beteiligten bekannt zu machen.
• Ein festgelegtes Verfahren zur Entgegennahme von Beschwerden, zur Bewertung und Behebung von Verstößen und zur Verhinderung von Wiederholungen desselben Verstoßes. Dazu sollte eine sichere Plattform gehören, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Anonymität zu wahren. Es ist üblich, ein Standardformular zu verwenden, das der Beschwerdeführer ausfüllt, mit Raum für offene Fragen, um Informationen zu erfassen, die nicht im Formular enthalten sind. Ein Teil des Verfahrens sollte auch die Erwartungen an die Reaktionszeiten festlegen.
• Ermittlungsverfahren, bei denen die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
• Ein angemessenes Eskalationsverfahren, um alle Probleme aufzuzeigen, die vom Ersthelfer nicht gelöst werden können.
• Klare Verfahren für die Berichterstattung über die Bearbeitung von Beschwerden und deren Ergebnisse, um sicherzustellen, dass die beteiligten Parteien für den fairen Ablauf des Verfahrens verantwortlich sind.
• Dokumentationsprozesse für die Leistungsverfolgung und -berichterstattung, einschließlich der Überwachung von Messgrößen wie Reaktionszeit, gelöste Fälle und Wiederholungsfälle, um die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens zu messen.
• Sicherheitsvorkehrungen zur Gewährleistung der Integrität des gesamten Beschwerdemechanismus.

Warum sind Beschwerdeverfahren wichtig?

Beschwerdemechanismen helfen Unternehmen, Risiken in der Lieferkette zu erkennen und zu bewältigen. Diese Risiken sind ohne direkte Präsenz vor Ort oder ständige Überwachung oft schwer zu erkennen. Die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens gibt jedem die Möglichkeit, Missstände zu melden, anstatt sich auf ernanntes Personal zu verlassen, was die Möglichkeit des Machtmissbrauchs schafft.

Beschwerdemechanismen auf betrieblicher Ebene ermöglichen es den Stakeholdern, Beschwerden über negative Auswirkungen des Unternehmens auf die Menschenrechte oder Umweltverstöße einzureichen. Sie ermöglichen es den lokalen Gemeinschaften, sich Gehör zu verschaffen und Zugang zu Rechtsmitteln zu erhalten, falls dies erforderlich ist. Gleichzeitig sollten Beschwerdemechanismen nicht als Informations- oder Beratungsquelle für Stakeholder abgelehnt werden.

Die Herausforderungen bei der Einrichtung und Aufrechterhaltung von Beschwerdemechanismen

Die Herausforderungen im Zusammenhang mit Beschwerdemechanismen bestehen vor allem darin, die Vertraulichkeit des Systems zu gewährleisten und die Parteien für die ordnungsgemäße Bearbeitung und den Ausgang der Fälle zur Verantwortung zu ziehen.

Beschwerdemechanismen sind anfällig für Manipulation oder Vernachlässigung, weshalb das französische Gesetz über die Wachsamkeitspflicht ausdrücklich vorsieht, dass Beschwerdemechanismen gemeinsam mit den Gewerkschaften entwickelt werden.

Das Gesetz über die Sorgfaltspflicht in der Lieferkette sieht zwar nicht dieselben Bedingungen vor, aber wir können uns ein Beispiel an den Franzosen nehmen. Im Gegensatz zu den Gewerkschaften können externe Prüfer beauftragt werden, um ein Beschwerdeverfahren zu überprüfen und zu legitimieren.

Digitale Beschwerdesysteme können auch die Integrität des Mechanismus gewährleisten, indem sie eine sichere Verschlüsselung der Beschwerden bieten und die gesamte Kommunikation innerhalb der Plattform halten, was Transparenz und ein faires Verfahren schafft.

Wie wir Ihnen helfen

• Wir führen Risikoanalysen Ihrer Lieferkette durch und richten einen Beschwerdemechanismus in unserem verschlüsselten System ein, in dem alle Informationen und Quellen nachverfolgt und aufgezeichnet werden.
• Wir unterstützen Sie bei der Einhaltung des Lieferkettengesetzes, indem wir Ihren Lieferanten und anderen Beteiligten den Beschwerdemechanismus vermitteln.
• Wir nehmen Beschwerden von Ihren Lieferanten entgegen, ohne dass geschäftskritische Informationen über die Lieferkette preisgegeben werden, da sie nur eine Ebene höher und eine Ebene tiefer angezeigt werden.
• Wir bieten Einblicke auf der Grundlage von Datenanalysen, die Ihnen ein besseres Verständnis Ihrer Lieferkette, der Risiken und der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ermöglichen.
• Wir erleichtern die zentrale Kommunikation mit Ihren Lieferanten und Beschwerdeführern und garantieren Vertraulichkeit sowie Komfort bei der Bearbeitung von Beschwerden.

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